Wie Systeme sich verändern

Im Dreischritt durch große Veränderungen

Komplexe Systeme, Kybernetik & Klamotten

Das Krähen nach Verbesserung und Veränderung und New Work ist nicht zu überhören oder -sehen. Das ist gut so - fein, dass darüber diskutiert wird. Ich will kurz über die Schritte bei Veränderungen in Systemen etwas erzählen und diesen trockenen Stoff am Ende mit einem fröhlichmachenden Beispiel illustrieren.

Wenn sich alle darüber einig sind, dass wir andere Ziele verfolgen und erreichen wollen, warum tun wir uns so schwer damit, es umzusetzen? Und mit "wir" meine ich nicht das Individuum, sondern Unternehmen als Systeme. Der Blick aufs Individuum ist aber gar nicht so falsch und jeder, der schon mal mit dem Rauchen aufgehört hat, weiß, dass die Einsicht ins Ziel noch lange nicht bedeutet, dass man es eben "einfach macht". Es gibt viele Faktoren, die eine Gewohnheit (ob das nun Rauchen mit den Kollegen in der Pause oder ein aus dem Ruder gelaufener Dokumentationswahnsinn ist) am Leben erhalten.

Aus der Kybernetik ist bekannt, dass das Fortschreiben eines Systems über Automatismen funktioniert - diese "Routinen" sind besonders dann relevant, wenn das Handlungsumfeld unsicher, komplex und unüberschaubar sind, kurz: wenn die Konsequenzen des Handelns nicht vollständig überblickt und kalkuliert werden können. Es ist wie ein Schutzreflex, beim "Alten" zu bleiben, denn da weiß man, worauf man sich einlässt. Taube, Spatz, Dach, you know.

Was treibt nun ein System dazu, sich zu verändern? Normalerweise versucht man, das aktuelle Denken und Handeln möglichst lange beizubehalten - schließlich vermittelt es Sicherheit. Probleme, die kommen und die sich mit der bisherigen Denkweise nicht lösen lassen, werden mit "Ausnahmen" aufgefangen. Da es unserer komplexen Welt inne ist, dass immer mal wieder Probleme auftauchen, die man nicht kommen sehen konnte, wird das Regelwerk für die "Ausnahmen" meistens größer und größer. Der Versuch, Sicherheit im Handeln zu schaffen, wird auf das Regelwerk für die Ausnahmen ausgedehnt. Damit entsteht ein komplexer, oft fein (zu fein) ausdetaillierter Apparat, der zunächst für Klarheit, "richtiges" Handeln und damit Produktivität sorgt. Von "wir machen mal" hat sich das System Regeln gegeben, die aussagen: "In dieser Situation handelst Du so - in jener hingegen so".

Schwierig wird es, wenn sich Menschen (egal ob Führungskräfte oder Mitarbeiter) in diesem mit der Zeit übergroßen Regelapparat verheddern. Dabei tun sie es nicht mit böser Absicht. Es passiert einfach, weil keiner mehr alle Regeln kennen und gegeneinander halten kann, welche Regel in welcher Situation anzuwenden sei. Das Alltagshandeln produziert dann allerlei Unstimmigkeiten und Unzulänglichkeiten. In dieser Phase wird oft der Wunsch laut, diesen ganzen Regelkram zum Teufel zu schicken. Doch was tritt an diese Stelle? Anarchie?

In der Tat ist hier der Punkt erreicht, an dem Mut gefordert ist. Nicht eine noch stärkere und noch feiner ausdifferenzierte Regelung ist nötig - ein Paradigmenwechsel im Denken wird unausweichlich. In der Kybernetik spricht man von einer "Veränderung dritter Ordnung": Das bisherige System, die geltenden Regeln, Modelle, Handlungsroutinen werden bewusst verlassen und an diese Stelle tritt etwas Neues.

Ja - klingt abgefahren. Geht das konkreter? Geht.

 

Vor geraumer Zeit hat CEO Mary Barra den Dresscode für ihr Unternehmen (GM) geändert.

Zuerst - so nehme ich an - kamen GM-Mitarbeiter irgendwie bekleidet zur Arbeit. Aus dem Wunsch nach einem einheitlichen Auftreten hat sich dann ein Dresscode entwickelt. Was er genau beinhaltete, konnte ich nicht herausfinden, aber allzuviel Fantasie braucht man dafür nicht. Es wurden vermutlich Themen wie Rocklängen, Schmuckstücke, Make-Up (Lippenstiftfarbe), ggf. Fingernägel, Sichtbarkeit von Tattoos, Krawatten etc. geregelt. Der Dresscode von GM war am Ende überwältigende 10 Seiten lang! Ich stelle mir vor, dass es da eine Menge Graubereiche gab. Was tut man, wenn man kleidertechnisch einen Casual Friday vor sich dahinfließen sieht, aber dann ein Kunde unangekündidt wegen eines Notfalls hereingeschneit kommt? Und wenn das Gespräch gar schlecht läuft - lag es an der nicht regelgerechten Kleidung? Man kann sich da viele schöne Diskussionen vorstellen.

Der neue Dresscode hat die 10 Seiten auf zwei Worte reduziert: Dress appropriately.

Die Veränderung in der Denkweise ist radikal: Es wird dem einzelnen Mitarbeiter zugestanden (aber auch zugemutet), sich so zu kleiden, dass es der Situation angemessen ist und für gelegentliche Unklarheiten mal selbst das Hirn anzuwerfen. Darin steckt eine Umverteilung von Verantwortung, die man bei guter Laune durchaus kritisieren darf. Ein meiner Meinung nach geniales Beispiel für unsere Zeit, für Veränderungen, für Selbstständigkeit und Vertrauen in das Urteilsvermögen der eigenen Mitarbeiter ist es allemal.

Zurück